「その使い方本当に正しい？」Microsoft officeを使い分ける。

仕事の定番ソフト、Microsoft officeはほとんどの会社で利用されています。

一方、誤った使い方をしている人がとても多く、昔からの会社の習慣に左右されていることが多いのも事実です。

目的にあった用途で、ソフト使わないと、作業効率を落とします。

一度、あなたは正しい使い方が出来ているか見直してみましょう。また、各ソフトの使い方をおさらいしてみましょう。

文章を書くとき(Word)

契約文章やマニュアルを作成する時の定番がWordです。ほとんどの人に知っている、Microsoft officeの中の定番ソフトです。

ほとんどの職場でドキュメントは作成されていると思いますが、案外、職場環境によっては、まった利用されないソフトです。よくExcelでドキュメントを作っているいる場合もあります。

ドキュメントの見出し機能や表や図など、うまく使うと綺麗でまとまったドキュメントを作成することが可能です。

表計算(Excel)

数字計算やグラフ、チャート等の作成に人気のソフトです。Officeの中で最も利用されるソフトです。

上記の目的での利用は便利ですが、多大な文章等の記載するには不向きです。その場合、WordをベースにグラフはExcelで作成しましょう。

またデータが膨大な場合はAccessで管理できると、会社でも一目置かれます。大量なデータになると、その検索や計算等の処理も難しくなります。

エクセルの表をグリットとして絵を書いている人もいます。非効率な作業なのでやめましょう。その場合はVisioを使います。

プレゼンテーション(Power point)

社内や顧客へのプレゼンテーションの定番ソフトです。簡単に分かりやすいプレゼンテーション資料が作れます。

このソフトは人によっては利用頻度が様々ですが、ポイントを絞って分かりやすい説明をするためには必須です。

ただし、あまり情報量が多すぎる場合は不向きです。

また見た目は優れていますが、時間がかかる割に内容が貧弱になる場合があります。

本当に作る必要があるのかよく確認してから作成しましょう。Excel, Wordで十分な場合があります。

イメージ図、製図(Visio)

図や製図などにはVisioを使います。どのような図も簡単に作成することが可能です。一度作成した図は再利用することも優れています。

あらかじめ様々なコンポーネントが用意されているため、それを組み合わせたり、結合するだけでもほとんどの業界が必要としてる、イメージ図を作成することが可能です。

データベース管理(Access)

膨大なデータの管理や処理をする場合はAccessを利用します。Excellよりデータ管理向けです。検索や抽出、処理などが簡単に高速に行うことが出来ます。

プロジェクト管理(Project)

スケジュールの作成にはProjectが便利です。ガントチャートが簡単に作成出来ます。エクセルで作るよりもはるかに簡単です。スケジュール管理は変更が繰り返される前提のソフトで管理しないと、再作成の手間が非常にかかり、本来必要な業務以外の手間を発生させます。

簡易ドキュメント管理(One note)

会議の議事録や日々の作業メモにはOne noteがおすすめです。他のソフトに比べて歴史は浅いですが、簡単なメモ等の作成には非常に優れており、ノートのように、沢山のドキュメントを一つに管理しやすいです。

使い方の自由度が高いメモ帳と考えてもらうと良いと思います。

最後に(ソフトを使いこなして効率UP)

色々あるMicrosoft ですが、様々な用途で上手く使いこなすことで、作業効率を上げることが出来ます。今まで使ったことがないソフトがあれば、是非チャレンジしてみてください。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。